2017年12月アーカイブ

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最近、GoogleSpreadSheet(以降:GPSと略します)を使って作業をする機会が増えた。Excelに似ているのだが、ちょっと挙動が違うことがある。便利な部分も多いので、これもまた、「記憶の嵐」に参考サイトと共に記録していきたい。

ボクが現在、GPSを利用する機会は、GoogleHomeMiniを購入した後の、IFTTTで作成した、「出金記録帳」と「記録簿」の操作だ。IFTTTを利用して、音声メモを文字にして、GPSに記録させている。ちょっと買い物した時や、後でやらなければならない事などメモしている。

Vlookupの参照先はSheet1!A1:E520などとなることが一般的だが、この参照先を固定化してしまおうと言うのが、「構造化」ということらしい。


この「構造化」を使うと、この参照先の入力が非常に多い場合、ラクになるのだ。つまり、参照先のSheet1!A1:E520などを名前を付けてやることで、例えば「給与」などとしたシートとそのシート内の範囲を固定化することがラクになる。


先の例に倣うと、

IF(ISNA(Vlookup(A1,Sheet1!A1:E250,3,FALSE))," " , Vlookup(A1,Sheet1!A1:E250,3,FALSE))

IF(ISNA(Vlookup(A1,給与,3,FALSE))," " , Vlookup(A1,給与,3,FALSE))

と簡略化ができるということで、入力ミスもなくなる。また、参照範囲が増えても、ちょっと変えてやるだけで、式を入れたマトリクスが全件変わるというところが「効率化」できるのだ。


<参照先>

【エクセル時短】VLOOKUP関数には「構造化参照」! テーブルを活用してデータの増減に自動対応する


Vlookup で #N/A が出る

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この問題は以前、ここに掲載した心算りだったが、掲載していなかったようだ。


Vlookup関数を使うと、データベースを参照しながら、数値を持ってこれるので、とても便利なのだが、参照先に該当のデータがなかった場合、#N/A が表示されてしまい、見栄えのよくない表ができてしまうことが多々、ある。そこで、この #N/A を表示させないためのテクニックだ。


IF(ISNA(Vlookup(A1,Sheet1!A1:E250,3,FALSE))," " , Vlookup(A1,Sheet1!A1:E250,3,FALSE))


といった構文になる。IF文で、「該当データがなければ " " (ブランク)で表示してね、という意味の文章で、ISNA文で #N/A かどうかを調べている、という事だ。探している参照元データ(A1に相当する部分)が、参照先データベース(Sheet1!A1:E250,3,)で該当するものがない場合、#N/A が還される。まぁ、計算なので、正直に出てきてしまうのだが、その表示改変といったところだ。

✵#N/Aが出ることによって、DBに該当するものが「ない」ということも大切なのだが。


<参考サイト>

【エクセル中級者向け】数式・関数のエラー表示の回避テクニック③④【IF関数+ISERR関数・ISNA関数】



久々に更新である。最近、勤務先の業務で給与計算業務を担当するようになった。あれこれとExcelを駆使することが多いが、それほどの高度のテクニックがなくても、意外と高度の処理ができてしまう。だが、甘んじることなく、合理化を勧めて・進めていきたいものだ。少人数のエキスパート集団だ。

csvで作成されたデータを読み込んだ後、Excelにして、金額部分をカンマで表示するようにボタンをクリックしたのに、カンマ表示されない。でも、そのセルの中に入って、文字をクリックすると、カンマが付く。これを、社員数✕項目数分、セル単位でクリックしていたら、日が暮れてしまう・・・

書式を #,##0 に変更したのに、カンマを打たない。ただ、そのセル内にカーソルを移し、クリックすると、#,##0 に変わる。
1234567890  →     1,234,567,890

そこで、googleで検索したところ、有用なサイトを発見した。メモ。

【参考サイト】

ボクは一部の表記を変えて、作成した。「書式再設定」である。

Sub 書式再設定()
    For Each e In Selection
        e.Value = e.Value
    Next
End Sub


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